Termini e Condizioni
ACCORDO PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
tra UTENTE (di seguito anche “Professionista” o “Titolare del trattamento”),
e
Adema.1 con sede legale a Lugo Via G. Pulicari 48022 Partita IVA 02663170393 (di seguito anche “Adema” o “Responsabile del trattamento”) in persona del legale rappresentante pro tempore, munito dei necessari poteri
di seguito indicate anche singolarmente come “la Parte” e congiuntamente come "le Parti".
Premesso che
a) le Parti hanno in corso un rapporto regolato da specifico contratto, (di seguito anche "Contratto Principale") per effetto della quale Adema esegue per il Titolare le attività come ivi più dettagliatamente descritte (di seguito anche "Servizio");
b) Il presente Accordo è da considerarsi applicabile e riferito al rapporto di cui al Contratto Principale costituendone parte integrante e protrae la propria applicabilità ogni qual volta intervenga il rinnovo, anche tacito, dei medesimi Servizi oggetto del Contratto Principale, con trattamento dei medesimi dati personali relativi ai medesimi interessati per l’ulteriore periodo ivi stabilito.
Si conviene e si stipula quanto di seguito riportato.
1. Definizioni
1.1. Ai fini del presente Accordo, i termini di seguito indicati, ove riportati con lettera iniziale maiuscola, avranno il seguente significato:
“Servizio” (sia in forma singolare sia plurale): l’insieme delle attività, delle prestazioni e/o degli adempimenti che il Responsabile si impegna a svolgere o ad eseguire a favore del Titolare del trattamento, in forza del Contratto Principale e come ivi descritti.
“Contratto Principale”: il contratto principale concluso tra le Parti di cui in premessa.
“Amministratore di sistema”: generalmente, in ambito informatico, figure professionali finalizzate alla gestione e alla manutenzione di un impianto di elaborazione o di sue componenti, nonché le figure equiparabili dal punto di vista dei rischi relativi alla protezione dei dati, quali gli amministratori di basi di dati, di reti, di apparati di sicurezza, di sistemi software complessi.
“Regolamento”: Regolamento UE 2016/679
1.2. I termini utilizzati nel presente Accordo che siano specificatamente definiti nel Regolamento, anche all’art. 4, devono essere interpretati conformemente alle definizioni ivi previste.
2. Oggetto
2.1. Oggetto del presente Accordo, in conformità a quanto disposto dall’art. 28 (3) Regolamento, è la definizione delle modalità attraverso le quali il Responsabile si impegna ad effettuare, per conto del Titolare, le operazioni di trattamento dei dati personali nel contesto della fornitura del Servizio e per effetto dell’esatto adempimento del Contratto Principale. Lo scopo e le finalità del trattamento dei dati personali del Titolare da parte del Responsabile e nel contesto della fornitura del Servizio sono descritti nell'Allegato 2 del presente Accordo.
2.2. Il Titolare del trattamento, ritenuto che Adema.1 presenti garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate, nomina Adema.1 che accetta, Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 Regolamento.
3. Istruzioni del Titolare e obblighi del Responsabile
3.1. Il Responsabile procede al trattamento dei dati personali per conto del Titolare nel rispetto del Regolamento, della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e nel rispetto delle istruzioni impartite dal Titolare.
3.2. Il Responsabile si impegna ad adottare, per quanto di propria competenza, misure opportune e adeguate affinché il trattamento soddisfi i requisiti del Regolamento, i principi fondamentali di cui all’art. 5 e le istruzioni fornite dal Titolare.
3.3. Il Responsabile si impegna a informare per iscritto il Titolare, senza ritardo, ogni qual volta ritenga che specifiche istruzioni da esso ricevute siano in violazione del Regolamento.
3.4. Il Responsabile si impegna a comunicare per iscritto al Titolare, senza ritardo, qualsiasi contatto, comunicazione o corrispondenza ricevuta da un'Autorità di vigilanza in relazione al trattamento dei dati personali svolto per conto del Titolare. Le Parti riconoscono e accettano che la responsabilità e l’onere di rispondere a tali contatti, comunicazioni o corrispondenza è esclusivamente del Titolare e non del Responsabile.
3.5. Il Responsabile, tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni in suo possesso, assiste il Titolare nell’esecuzione delle valutazioni d’impatto sulla protezione dei Dati Personali e nella consultazione preventiva dell’Autorità di Controllo, conformemente agli artt. 35 e 36 del Regolamento.
3.6. Il Responsabile, su richiesta del Titolare, comunica per iscritto le misure e le soluzioni individuate ed adottate in adempimento al presente Accordo.
4. Obblighi del Titolare
4.1 Il Titolare del trattamento ha il diritto e il dovere di determinare e di assumere ogni decisione in merito alle finalità e ai mezzi del Trattamento, come previsto all’art. 4 Regolamento. In particolare, il Titolare del trattamento ha l’obbligo di assicurare che il trattamento di Dati personali svolto dal Responsabile del trattamento, su suo incarico, sia lecito in quanto fondato su idonea e corretta base giuridica.
4.2 Il Titolare si impegna a:
i) documentare per iscritto tutte le istruzioni riguardanti il trattamento impartite al Responsabile, per tutta la durata del presente Accordo;
ii) vigilare, durante la durata del trattamento, sul rispetto degli obblighi previsti dal Regolamento da parte del Responsabile;
iii) fornire al Responsabile, su sua richiesta, le necessarie informazioni aggiornate per consentirgli la tenuta del registro delle attività di trattamento ai sensi dell’art. 30 Regolamento.
5. Autorizzazione alla designazione di Sub-Responsabili
5.1 Il Titolare riconosce e accetta che, per il solo scopo di fornire il Servizio e nel rispetto dei termini del presente Accordo e del Regolamento, il Responsabile del trattamento possa ricorrere ad altri Responsabili del trattamento (di seguito, “Sub-Responsabili”), nel caso in cui lo stesso si avvalga di persone fisiche o giuridiche alle quali abbia eventualmente conferito il compito di svolgere attività e/o prestazioni riconducibili al Servizio.
5.2 Spetta al Responsabile Principale assicurare che ogni Sub-Responsabile presenti garanzie sufficienti e adotti misure tecniche ed organizzative appropriate, in modo che il trattamento risponda alle esigenze del presente Accordo e del Regolamento.
5.3 Il Titolare del trattamento fornisce al Responsabile Principale, con il presente Accordo, un'autorizzazione generale a ricorrere a Sub-Responsabili, a condizione che il Responsabile:
i) predisponga e mantenga aggiornato l’elenco dei Sub-Responsabili che il Titolare potrà richiedere;
ii) informi sempre in anticipo e per iscritto il Titolare in merito ad eventuali modifiche relative all’aggiunta, al cambiamento o alla sostituzione dei Sub-Responsabili incaricati, riconoscendo al Titolare la facoltà di valutare tale modifica prima della sua adozione e, se del caso, di opporvisi;
iii) stipuli accordi scritti con ciascun Sub-Responsabile, vincolandoli ove possibile agli stessi obblighi relativi al trattamento dei dati personali ai quali il Responsabile Principale è soggetto ai sensi del presente Accordo e del Regolamento.
5.4 Il Responsabile Principale che ricorre a Sub-Responsabili conserva nei confronti del Titolare l’intera responsabilità dell’adempimento degli obblighi dei Sub-Responsabili qualora questi omettano di adempiere ai propri obblighi in materia di protezione dei dati personali. Ciò, non pregiudica i diritti degli Interessati ai sensi del Regolamento, in particolare quelli previsti dagli articoli 79 e 82.
6. Amministratori di sistema
6.1 Le disposizioni del presente articolo si applicano solo qualora il Contratto Principale abbia ad oggetto l’erogazione di Servizi o lo svolgimento, da parte del Responsabile e di coloro che operano sotto la sua diretta autorità, di attività riconducibili alle funzioni di Amministratore di Sistema come definite nel Provvedimento 27 novembre 2008 “Misure e accorgimenti prescritti ai titolari del trattamento effettuati con strumenti elettronici relativamente alla attribuzione delle funzioni di amministratore di sistema” (G.U. N. 300 del 24 dicembre 2008) e successive modifiche.
6.2 Il Responsabile si impegna a:
i) valutare, preventivamente alla designazione degli Amministratori di Sistema, le caratteristiche di esperienza, affidabilità e capacità;
ii) designare individualmente le persone fisiche che svolgono attività di Amministratore di sistema, elencando gli ambiti di operatività affidati e consentiti in base al profilo autorizzativo assegnato;
iii) conservare un elenco degli estremi identificativi delle persone designate quali Amministratori di sistema garantendo la messa a disposizione al Titolare che potrà prenderne visione;
6.3 Con riferimento allo svolgimento di attività su dati personali collocati su sistemi informativi del Responsabile, adottare e gestire misure e/o strumenti idonei alla registrazione degli accessi logici (autenticazione informatica) ai sistemi di elaborazione e agli archivi elettronici effettuati dagli Amministratori di Sistema.
6.4 Con riferimento allo svolgimento di attività su dati personali collocati su sistemi informativi del Titolare il Responsabile dichiara di accettare sin da ora che il Titolare provveda, in adempimento al sopracitato Provvedimento e con cadenza almeno annuale, alla verifica degli access log di tutti gli Amministratori di Sistema che hanno accesso ai sistemi informatici di propria pertinenza. In questi casi il Responsabile, con la sottoscrizione del presente Accordo, si impegna ad informare di tale eventualità i propri Amministratori di Sistema.
7. Trasferimento dei Dati Personali
7.1 Il Responsabile non trasferisce i dati personali del Titolare verso Paesi terzi non appartenenti all’Unione Europea o allo Spazio Economico Europeo, salvo diversi accordi per iscritto con il Titolare medesimo.
7.2 Qualora il trasferimento dei dati verso un Paese terzo o un’organizzazione internazionale, sia richiesto dal diritto dell’Unione o dal diritto nazionale cui è soggetto il Responsabile, lo stesso deve informare il Titolare di tale obbligo giuridico prima del trattamento, a meno che le leggi interessate proibiscano una tale informazione per motivi importanti di interesse pubblico.
8. Diritti degli interessati
8.1 Tenendo conto della natura del Trattamento il Responsabile si impegna ad assistere il Titolare al fine di dar seguito tempestivamente alle richieste degli interessati nell’esercizio dei diritti loro riconosciuti dal Regolamento, supportandolo, nella misura in cui ciò sia possibile, mediante misure tecniche e organizzative adeguate.
8.2 Qualora gli Interessati esercitino i diritti loro riconosciuti presso il Responsabile del trattamento, ad esempio inviando a quest’ultimo la relativa istanza e/o qualsivoglia richiesta di informazioni afferente ai diritti riconosciuti ed esercitabili, il Responsabile deve avvisare senza ritardo il Titolare inoltrandogli le istanze e le richieste ricevute.
8.3 Le Parti concordano e accettano che spetta esclusivamente al Titolare l’attività di gestione e di riscontro delle istanze e delle richieste pervenute dagli interessati. Il Responsabile si asterrà dall’eseguire ogni attività ulteriore e diversa dalla tempestiva trasmissione al Titolare delle eventuali istanze e richieste ricevute, salvo diversamente stabilito per iscritto tra le Parti.
9. Violazioni di Dati Personali
9.1 Il Responsabile, per quanto di propria competenza, adotta misure di sicurezza e soluzioni atte a rilevare eventuali violazione dei dati personali.
9.2 Al verificarsi di una violazione di dati personali, il Responsabile si impegna a darne comunicazione al Titolare tempestivamente, unitamente alle informazioni utili a permettere al Titolare del trattamento di procedere alle valutazioni necessarie e, se necessario, alla notifica all’Autorità di Controllo competente ed eventualmente agli Interessati ai sensi degli art. 33 e ss. del Regolamento.
9.3 Nei casi in cui il Responsabile venga a conoscenza di una violazione dei dati personali, è tenuto ad adottare ogni appropriata misura di salvaguardia di propria competenza, al fine di contenere la violazione e mitigarne gli effetti pregiudizievoli.
10. Audit e verifiche
10.1 Il Responsabile si impegna a mettere a disposizione del Titolare la documentazione e le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi nascenti dal presente Accordo, consentendo e contribuendo alle attività di revisione - comprese verifiche e ispezioni - realizzate dal Titolare o da un altro soggetto da questi incaricato.
10.2 Il Responsabile riconosce e accetta che il Titolare, con un preavviso di almeno 15 giorni lavorativi, potrà chiedere al Responsabile la collaborazione per lo svolgimento di operazioni di verifica dell’esatto adempimento del presente Accordo.
10.3 In ogni caso, il Titolare s’impegna affinché l’attività di verifica eventualmente svolta presso la sede del Responsabile del trattamento si svolga nel più breve tempo possibile – negli orari di ufficio e in giorni lavorativi – in moda tale da non arrecare disturbo al regolare svolgimento dell’attività del Responsabile.
11. Restituzione e cancellazione dei dati
11.1 Alla cessazione, per qualsiasi causa, del Contratto principale o comunque dell’erogazione del Servizio che determina il trattamento di dati personali, il Responsabile del trattamento è tenuto a cancellare o, a scelta del Titolare, a restituire tutti i dati personali.
11.2 Il Responsabile è inoltre tenuto a cancellare tutte le copie esistenti dei dati, salvo che il diritto dell’Unione o di altri Stati membri preveda la conservazione degli stessi.
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